Tietosuojaseloste


Yhdistyksemme Törmäsen sukuseura ry. kunnioittaa ihmisten yksityisyyttä ja olemme
sitoutuneet noudattamaan yksityisyydensuojaa koskevia EU:n ja Suomen lakeja ja asetuksia
sekä muita viranomaisohjeita. Tässä tietosuojaselosteessa kerrottuja käytäntöjä sovelletaan
vain yhdistyksen omassa toiminnassa.


Tietosuojaseloste sisältää seuraavat asiat:

  • Miten yhdistyksemme kerää henkilötietojasi
  • Mitä tietoja me keräämme ja käsittelemme sinusta
  • Mitä tarkoitusta varten käsittelemme henkilötietojasi
  • Kuka henkilötietojasi käsittelee
  • Palvelut, joissa käsitellään henkilötietojasi
  • Miten tietosi on suojattu
  • Kenelle ja mihin luovutamme tietojasi
  • Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi
  • Miten sinun tulee toimia käyttääksesi sinulle kuuluvia oikeuksiasi
  • Henkilötietojen käsittelyä koskevat ilmoitukset sekä oikeuksien käyttöön liittyvät
  • pyynnöt
  • Viitetiedot


Miten yhdistyksemme kerää henkilötietojasi


Yhdistyksemme kerää henkilötietojasi vain sinulta itseltäsi ja omalla suostumuksellasi. Voit
antaa henkilötietojasi sähköpostiviestissä, kirjeitse, puhelimitse tai kahdenkeskisessä
keskustelussa kasvokkain.
Mitä tietoja me keräämme ja käsittelemme sinusta
Keräämme sinusta seuraavat tiedot jäsenrekisteriimme: etunimi, sukunimi, katuosoite, postinumero, postitoimipaikka*, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Sinun on annettava
tähdellä merkityt tiedot, jotta sinut voidaan merkitä jäsenrekisteriimme.
Mitä tarkoitusta varten käsittelemme henkilötietojasi
Käytämme antamiasi henkilötietoja jäsenrekisterin ylläpitämistä, laskutusta, jäsenkirjeiden
postitusta ja yhteydenpitoa varten sinun ja yhdistyksemme välillä sekä yhdistyksemme
tarjoamien palveluiden toteuttamiseksi.
Kuka henkilötietojasi käsittelee
Henkilötietojasi pääsee näkemään ja käsittelemään vain määrätyt yhdistykseemme kuuluvat
henkilöt, joilla on siihen oikeus tehtäviensä takia. Tällaisia henkilöitä ovat:
yhdistyksen puheenjohtaja: Ritva Pätsi
sihteeri/taloudenhoitaja: Antti Törmänen
jäsenkirjeiden postituksista vastaavat hallituksen jäsenet
Lisäksi sukuseuran jäsenistölle suunnatun matkan tai tilaisuuden järjestävä henkilö voi kerätä
ja käsitellä osallistujien henkilötietoja, kun henkilötietojen keräämiseen ja käsittelyyn on
oikeuttava syy. Tällainen syy voi olla esim. laskutus.
Yhdistyksen sähköpostia pääsee käyttämään vain sihteeri.
Yhdistyksemme hallituksen jäsenillä ja toimihenkilöillä on rajoitettu oikeus nähdä yksittäisen
jäsenen, jäseneksi hakevan tai jäsenyytensä päättävän henkilön henkilötietoja. Oikeus koskee
vain tilannetta, jossa tehdään henkilöä koskevia päätöksiä. Näistä henkilöä informoidaan aina
erikseen.
Palvelut, joissa käsitellään henkilötietojasi
Jäsenkirjeet ja muut jäsenille tarkoitetut tiedotteet
Yhdistyksemme jäsenkirjeet ja tiedotteet postitetaan jäsenrekisteriin antamiesi nimi- ja
osoitetietojen perusteella.
Verkkosivusto
Verkkosivuillamme ei kerätä ja käsitellä henkilötietojasi. Vain yhdistyksen puheenjohtajan ja
sihteerin yhteystiedot julkaistaan verkkosivuillamme.
Matkat, luennot ja muut tilaisuudet
Sinulta voidaan kerätä ja käsitellä henkilötietojasi ilmoittautuessasi tai osallistuessasi
yhdistyksemme järjestämälle tai välittämälle matkalle, luennolle tai muuhun tilaisuuteen, kun
se on laskutus-, turvallisuus-, vakuutus- tai muusta syystä tarpeellista.
Sähköposti
Yhdistys ei tarjoa sähköpostipalveluja, mutta käyttää sähköpostia omassa viestinnässään.
Yhdistys käyttää jäsenrekisteriin antamaasi sähköpostiosoitettasi yhteydenpitoon kanssasi.
Yhdistyksen sähköpostiosoitteeseen tai yhdistyksemme hallituksen jäsenelle tai toimihenkilölle
lähettämäsi sähköpostiviesti sisältää sähköpostiosoitteesi ja viestissä mahdollisesti antamasi
muut henkilötietosi.
Miten tietosi on suojattu
Jäsenrekisteri on vain jäsensihteerin käytössä olevalla tietokoneella, joka on suojattu
salasanalla ja lisäksi sijaitsee lukitussa huoneessa.
Yhdistyksen sähköposti on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
Matkojen ja eri tilaisuuksien osallistujaluettelot ovat vain tilaisuuden järjestävän henkilön
käytössä.
Kenelle ja mihin luovutamme tietojasi
Yhdistyksellä ei ole tarvetta luovuttaa henkilötietoja minnekään muualle kuin mitä EU:n
asetukset ja Suomen laki edellyttää (mm. Suomen yhdistyslaki 11§).
Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi
Henkilötietojasi säilytetään EU:n asetusten ja Suomen lakien ja viranomaisohjeiden määräämä
aika.
Jäseneksi hyväksyttyjen henkilötiedot säilytetään jäsenrekisterissä niin kauan kuin jäsenyys on
voimassa ja vielä enintään vuosi ja kaksi kuukautta sen jälkeen.
Hylättyjen jäsenhakemusten tiedot säilytetään enintään vuosi ja kaksi kuukautta
jäsenrekisterissä.
Matkojen ja tilaisuuksien osallistujaluettelot säilytetään vain niin kauan kuin se on matkan tai
tilaisuuden järjestämisen kannalta tarpeellista.
Sähköpostiviestit säilytetään vain niin kauan kuin se on kyseisen asian hoidon kannalta
tarpeellista.
Yhdistyksen kokousten pöytäkirjat ja niissä esiintyvät henkilötiedot säilytetään toistaiseksi.
Kirjanpitoaineistossa ja laskutuksessa käsiteltävät henkilötiedot säilytetään kuten Suomen
kirjanpitolain 10§ määrittää.
Miten sinun tulee toimia käyttääksesi sinulle kuuluvia oikeuksiasi
Kun haluat lisätietoja sinua koskevien henkilötietojesi käsittelystä tai käyttää alla mainittuja
oikeuksiasi, voit ottaa yhteyttä henkilötietoja käsitteleviin yhdistyksen toimihenkilöihin
verkkosivuiltamme löytyvien yhteystietojen avulla.
Sinulla on oikeus saada tietää käsitelemmekö sinun henkilötietojasi ja jos käsittelemme, sinulla
on oikeus saada nämä tiedot nähtäväksesi. Yhdistyksen hallituksen päätöksellä
tarkastuspyynnöstä voidaan periä maksu, jos edellisestä tarkastuspyynnöstäsi on kulunut alle
kuusi (6) kuukautta. Kulloinkin voimassa olevan maksun suuruus ilmoitetaan
verkkosivuillamme.
Jos henkilötietojesi käsittely perustuu antamaasi suostumukseen, voit milloin tahansa
peruuttaa suostumuksesi.
Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä. Yhdistyksellä on kuitenkin oikeus
vastustaa pyyntöä, jos henkilötietojen käsittelylle on oikeudelliset tai muuten pakottavat
perusteet.
Voit kieltää henkilötietojesi käytön suoramarkkinointitarkoituksiin (mukaan lukien profilointi).
Sinulla on oikeus saada virheelliset henkilötietosi korjatuksi tai puutteelliset tiedot
täydennetyiksi.
Sinulla on oikeus saada henkilötietosi poistetuksi edellyttäen, että jäsenyytesi yhdistyksessä
on päättynyt eikä sinun ja yhdistyksen välillä ole keskeneräisiä hoidettavia asioita. Yhdistyksen
pöytäkirjoissa ja muissa virallisissa historiadokumenteissa mahdollisesti esiintyviä
henkilötietojasi ei kuitenkaan poisteta.
Sinulla on oikeus siirtää antamasi yhdistyksen rekistereissä olevat henkilötietosi sähköisessä
muodossa toiseen järjestelmään. Sen toteuttamiseksi sinulla on oikeus saada henkilötietosi
selkeästi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa.
Henkilötietojen käsittelyä koskevat ilmoitukset sekä oikeuksien käyttöön
liittyvät pyynnöt
Kun haluat lisätietoja sinua koskevien henkilötietojesi käsittelystä tai käyttää edellä mainittuja
oikeuksiasi, voit ottaa yhteyttä henkilötietoja käsitteleviin yhdistyksen toimihenkilöihin
verkkosivuiltamme löytyvien yhteystietojen avulla:
https://tormaset.fi
tai sähköpostitse osoitteeseen: tormasensukuseura@gmail.com
Voit myös tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle, joka valvoo henkilötietojen käsittelyn
lainmukaisuutta Suomessa.

Viitetietoja

Kuusamossa 1.11.2018
Törmäsen sukuseura ry:n puolesta:Ritva Pätsi

Jaa tämä sivu Facebookissa